Informes de Gestión basados en datos
En mi experiencia como profesor en cursos de BI y Reporting, me encuentro con personas con diversos perfiles: desde técnicos a administrativos, desde operativos a mandos superiores. La percepción de lo que es un informe es diferente para cada perfil.
Para las organizaciones y empresas que quieren tener una gestión basada en datos, los informes representan el fundamento para la toma de decisiones.
Para tener una concepción clara de lo que es (y lo que no es) un buen informe, propongo aquí un conjunto de definiciones que encuentro de utilidad recordar antes de encarar la creación de un nuevo informe.
Definición de Informe
1 – Un informe es una herramienta de gestión.
Su valor reside en dar un fundamento basado en datos a la hora de tomar decisiones.
Podemos decir que el valor de un informe corresponde con el valor de las decisiones acertadas o erradas que se puedan tomar como consecuencia de lo que el informe muestra.
2- Un informe es una herramienta de comunicación
Utiliza un lenguaje compartido entre quien lo genera (diseñador de informe) y quien lo utiliza (audiencia).
El lenguaje del informe es parte de la cultura local y de la empresa: el significado de las palabras, los colores y las imágenes son propios de cada entorno, y deben ser tenidos en cuenta.
3 – Un informe es un resumen de información
El usuario del informe verá una transformación del dato individual a tablas y gráficos de información resumida, en un formato apto para poder ser analizado:
Valores promedios, acumulados, totalizados, proporciones(%), tendencias, anomalías, etc.
4 – Un informe requiere confianza absoluta sobre la veracidad de la información presentada
La información debe ser COMPLETA, y CORRECTA.
En general, no podrá comprobar la veracidad de los resultados leídos hasta ver las consecuencias de las decisiones tomadas basadas en el informe (es decir, demasiado tarde)
5 – Un informe es una herramienta para utilización periódica
Los informes presentan información basada en datos extraídos a cierta fecha.
El refrescado de datos podrá ser mensual, semanal, diario, cada hora, (o incluso, menos).
El usuario esperará recibir periódicamente los resultados del informe, que le darán señales sobre la marcha de su actividad o negocio, y le darán percepciones sobre lo que es probable que suceda en el futuro.
Los valores considerados tienen siempre un valor relativo, en una comparación con los datos del pasado. Necesitaremos conocer la serie, la evolución del dato a través de los informes, o en tablas o visualizaciones que permitan comparar el presente con otros períodos.
6 – Un informe vive dentro de una familia de informes
La información de un informe debe ser coherente en valores y formatos con otros informes que recibe el usuario de la audiencia, para facilitar su lectura, y evitar errores de interpretación
Un informe es un relato: debe escenificar el acontecer de una organización.
Sus actores son los hechos que ocurren a lo largo de un período.
Estos hechos están caracterizados para que podamos comprender (analizar) un sistema complejo y cambiante.
Las formas del relato pueden ser muchas: buscamos aquella que sea oportuna para la necesidad del oyente.
El ideal es hacerlo en forma breve y atractiva. Buscamos vislumbrar que esconden los datos (historia), la realidad actual. Podremos predecir qué es probable que suceda en el futuro.
Un informe que no se lee o que no se entiende o que no se interpreta como corresponde, carece de valor
Un informe con valores erróneos, o que induce a una interpretación errónea, pone en riesgo a quien toma la decisión, a la empresa a la cual pertenece, a terceros implicados y al diseñador del informe.
| BUEN INFORME | MAL INFORME | OBSERVACIONES |
| Un resumen de datos | Fondos, efectos e imágenes | No es Photoshop, PowerPoint ni una tabla Excel |
| Muestra su mensaje en forma clara para el usuario | Un alarde de la capacidad técnica y de ingenio del diseñador | En el idioma, cultura y ámbito del usuario |
| Se utilizará durante muchos años, abracando procesos | Solo válido para condiciones limitadas | No es una consulta a una BBDD |
| Escalable y fácil de mantener | Difícil de mantener | Documentado y elegante |