Ciclo de vida de un informe:

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  1. Requerimientos
  2. Datos
  3. Diseño
  4. Validación
  5. Administración y Mantenimiento

Si consideramos a un informe como el objetivo de un PROYECTO, podemos aprovechar conceptos familiares de la GESTION DE PROYECTOS.

1. Requerimientos

Si el valor del informe es una función del valor de las decisiones que se tomarán basadas en él, ahora tenemos que definir cual información y cómo la queremos mostrar.

  • Tipo de informe (ver en Tipos de Informe)
  • La lista de medidas y dimensiones y KPIs,
  • los formatos numéricos,
  • las fuentes y tamaños de letras,
  • los colores,
  • los objetos visuales adecuados,
  • el grado de interactividad (filtros, botones, marcadores), número de páginas, ocultamientos de objetos o valores,
  • formatos condicionales
  • logotipos, colores de fondo
  • dispositivos de lectura (tamaño y formato de pantalla o papel)
  • la confidencialidad y aspectos legales de la información (GDPR)

Si el informe es una herramienta de comunicación, debe tener muy en cuenta el lenguaje, hábiots y cultura de los usuarios.

No debe incluir información superflua, ni omitir la necesaria

Establecer el requerimiento en forma precisa requiere

  • conocimiento del negocio
  • consenso en objetivos, definición de medidas y KPIs

2. Datos

1.¿Dónde están?

1.En BBDD
2.En ficheros de intercambio
3.En hojas Excel
4.Etc.

En todo caso, debo tener los permisos y/o credenciales necesarias para acceder a los datos

2.¿Que significan?

Los datos suelen formar conjuntos (registros) que caracterizan valores con otras propiedades. Por ejemplo, unidades compradas / Proveedor / Producto / Fecha
El conocimiento del negocio/operación es imprescindible para poder comprender el significado de cada registro, y como debe incidir en nuestro informe

Es común que los valores numéricos de un registro, o el registro mismo estén supeditados a lo que indique otro campo. Por ejemplo:

    1. válido / anulado
    2. moneda
    3. signo (+ / -)
    4. pendiente / confirmado
    5. cobrado / sin cobrar
    6. contabilizado / sin contabilizar

3.Confiabilidad de la información

¿Está garantizada la integridad y trazabilidad de los datos?
¿Pueden haber sido ser manipulados en forma intencional o casual?
¿Puedo asumir la responsabilidad por el contenido de los datos?

¿Cual es la calidad de los datos?
¿puede haber un mismo objeto con dos nombres diferentes?
¿El sistema de entada de datos me da alguna garantía contra posibles errores humanos?

Recordar siempre que el usuario no podrá ver el detalle del dato, y hará un acto de confianza «ciega» en lo que el informe muestre.

La responsbalidad sobre la confiabilidad en la información presentada no puede ser delegada: el diseñador del informe debe asumior que es él quien da la garantía del dato mostrado.

Nota: el diseñador puede salvaguardar su responsabilidad exponiendo cuales son los supuestos sobre los que se basa el informe. Deberá tomar precauciones para que un cambio en la estructura de los datos, o en la estructura de la empresa no afecten al informe o bien que dichas alteraciones sean detectadas y anunciadas en el propio informe.

4.Fecha de validez de los datos

Los datos evolucionan con el paso del tiempo. ¿Conozco la fecha en que fueron extraídos? ¿Estaré trabajando con el conjunto de datos actual o uno que pueda estar obsoleto?

5.Granularidad requerida

¿Tengo los datos en el nivel de granularidad requerido para mi informe?

Recursos para resolver la etapa de datos:

En orden de preferencia, recurre a:

1. Documentación (¿seguro que la documentación está actualizada, es completa y verídica? Sería muy excepcional)

2. Personas con experiencia en la propia empresa en el uso de estos datos (utilliza tus habilidades sociales,  tal vez consigues que te dediquen tiempo)

3. Otros informes semejantes (además aprenderás mucho sobre tus datos y los negocios de tu empresa para aplicar a tu informe)

4. Prueba y error (te deseo suerte y espero que tengas el tiempo necesario)

3. Diseño

Podemos hacer una analogía entre lo que suscede en el diseño de un informe, y cuando entramos a comer en un restaurant.

Los requerimientos del ionforme son nuestras preferencias del Menú. Elegimos entradas, bebidas , platos principales y postre.

Los datos son la materia prima con que se preparará nuestro pedido: la calidad es igualmente importante para nuestra comida como para el informe.

El DISEÑO es la cocina. Aquí, el chef (diseñador de informe) utilizará sus conocimientos para crear, a partir de los datos, un informe que satisfaga los requerimientos.

Utilizará herramientas (software) y técnicas (según las herramientas, lenguaje M, DAX, C#, R, Python, Javascript, o bien asistentes de objetos paramaterizables) para conseguir el resultado apetecido.

Será necesario tener un amplio repertorio, y mucha creatividad para lograr un resultado no solamente correcto, sino atractivo, elegante y efectivo. Y con respuesta interactiva rápida.

El diseñador será un comunicador: pondrá en evidencia los datos en forma que la audiencia los pueda entender y sacar provecho.

En esta etapa,

  • definimos el “back-end”
    como nos conectamos a los datos,
    qué transformaciones les aplicamos antes de que lleguen a nuestro informe,
    definimos el modelo de datos, relaciones entre tablas, jerarquías, campos calculados, definición de medidas
  • definimos el “front-end” que verá el usuario:
    esquema del informe,
    los elementos visuales (su distribución, formato, colores, unidades de medida),
    implementamos los filtros y demás interactividades,
    establecemos los esquemas de seguridad/confidencialidad que correspondan.

De especial importancia es poder transmitir al usuario qué es lo que representan las cifras y gráficos que estará viendo, usando el lenguaje del usuario (glosario, página de definiciones)
Incluiremos también en forma clara, la fecha de los datos, la fecha de elaboración del informe y el período/zona/producto que abarca.

4. Validación

El informe no estará listo para ser compartido hasta que haya superado las pruebas de calidad.

Es decir, habrá que comprobar que los datos que ofrece son siempre válidos, incluso en los casos “borde”.

En particular,

  • comprobar como responden nuestros cálculos (columnas calculadas, medidas) en casos extremos
  • Como responde el informe en la recarga de datos
  • Como responde a combinaciones de filtros que puedan resultar en resultados nulos, divisiones por cero, selecciones de fechas que incluyan más de un período o períodos incompletos.

Será necesario verificar los resultados en comparación con los que puedan provenir de otras aplicaciones (ERP, contabilidad, otros informes) hasta estar seguros que los conceptos y los resultados son coincidentes.

5. Administración y Mantenimiento

Superada la validación, pondremos el informe a disposición del público.

Seguramente lo publicaremos en un servidor de informes, que nos brindará:

  • una forma estandarizada de acceso (entorno web, desde distintos dispositivos),
  • seguridad a la hora de controlar el acceso a él ,
  • una estadística de uso (accesos),
  • un catálogo estructurado de informes,
  • un sistema de actualización de datos periódico programable,
  • reutilización de partes de nuestro informe a personas autorizadas (visualizaciones o modelo de datos),
  • exportación a otros formatos,
  • etc.

Las empresas están en continua evolución, por lo que antes o después, habrá necesidad de adaptar el informe a nuevas necesidades. Pueden surgir por un cambio en la estructura de datos de origen, modificaciones en los procesos de la empresa, o nuevos requerimientos de los usuarios, que ahora quieren ver también algo que no estaba solicitado en el requerimiento original. Otras veces, el informe está preparado para un cliente externo, que solicita más información.

Modificar el requerimiento conlleva volver a iniciar el ciclo de vida del informe, aprovechando ahora  todo lo ya construido.

Para que esta “reconstrucción” sea eficaz, la estructura de nuestro informe debe estar construida en forma clara y robusta, con fórmulas y simples y elegantes que permitan ser revisadas y ampliadas fácilmente. La documentación del propio informe, el uso de nombres adecuados para consultas, tablas, campos, variable, funciones son valiosos para esta etapa.

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